Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 2 listopada 2026 r.

Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbiera Fidum za pośrednictwem strony fidum.app i usługi Fidum, w jakim celu je zbieramy, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

1. Kim jesteśmy

Fidum („Fidum”, „my”, „nas”) tworzy oprogramowanie dla tłumaczy przysięgłych. Fidum jest administratorem danych osobowych opisanych w punktach 3–5. We wszystkich sprawach dotyczących niniejszej polityki można pisać do nas na adres [email protected].

2. W skrócie

• Strona nie zapisuje własnych plików cookie i nie korzysta z analitycznych ani reklamowych narzędzi śledzących.
• Formularz prośby o dostęp zbiera imię i nazwisko, nazwę biura oraz służbowy adres e-mail. Wykorzystujemy te dane wyłącznie do odpowiedzi na prośbę.
• Dokumenty klientów wgrane do Fidum należą do biura tłumacza. Przetwarzamy je wyłącznie w celu przygotowania tłumaczenia. Skany są usuwane zaraz po przetłumaczeniu, a tłumaczenia – 5 dni po ich utworzeniu.
• Nie sprzedajemy danych osobowych. Usługi AI, z których korzystamy, nie uczą się na dokumentach wgranych do Fidum.

3. Odwiedzanie strony internetowej

Przy otwieraniu strony fidum.app przeglądarka przesyła dane techniczne, które otrzymuje każda strona internetowa: adres IP, rodzaj przeglądarki i urządzenia, adres żądanej strony oraz czas żądania. Dane te przetwarzają firma Cloudflare, która dostarcza stronę i chroni ją przed atakami, oraz nasz dostawca hostingu. Robią to, aby wyświetlić stronę i zapewnić jej bezpieczeństwo. Nasz własny serwer nie prowadzi logów dostępu.

Strona nie zapisuje własnych plików cookie i nie korzysta z żadnych narzędzi śledzących – analitycznych, reklamowych ani pochodzących z mediów społecznościowych. Czcionki i obrazy są ładowane z naszego własnego serwera. Cloudflare może zapisać ściśle niezbędny plik cookie bezpieczeństwa, który pozwala odróżnić ludzi od ruchu automatycznego. Nie służy on do śledzenia osób odwiedzających stronę.

Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu bezpiecznej strony internetowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Prośba o dostęp i kontakt z nami

Po wysłaniu formularza prośby o dostęp otrzymujemy imię i nazwisko, nazwę biura, służbowy adres e-mail, język strony oraz czas wysłania prośby. Przy kontakcie e-mailowym otrzymujemy adres e-mail nadawcy i treść wiadomości. Prośby o dostęp przechowujemy na naszym serwerze i otrzymujemy je e-mailem.

Wykorzystujemy te dane, aby odpowiedzieć na wiadomość, umówić rozmowę, jeśli osoba zgłaszająca sobie tego życzy, a także aby podjąć decyzję o przyznaniu dostępu i go skonfigurować. Nie dodajemy nikogo do listy mailingowej.

Podstawa prawna: działania podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na odpowiadaniu na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy odpowiedzieć.

Okres przechowywania: prośby o dostęp i związaną z nimi korespondencję przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej wiadomości, a następnie je usuwamy. Jeśli osoba zgłaszająca zostanie naszym klientem, w miejsce tych zasad stosuje się punkt 5.

5. Korzystanie z Fidum

Gdy biuro korzysta z Fidum, przetwarzamy dane osób, które z niego korzystają: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, biuro, rolę, dane logowania i uwierzytelniania dwuskładnikowego oraz dziennik aktywności, który pokazuje administratorowi biura, kto które tłumaczenie otworzył i pobrał. W przypadku płacących klientów przetwarzamy także dane rozliczeniowe, takie jak nazwa firmy, adres, numer identyfikacji podatkowej i faktury.

Wykorzystujemy te dane, aby świadczyć usługę, zapewniać bezpieczeństwo kont, odpowiadać na zgłoszenia do pomocy technicznej i rozliczać usługę.

Podstawa prawna: wykonanie umowy zawartej z biurem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w przypadku użytkowników zaproszonych przez biuro – prawnie uzasadniony interes nasz i biura polegający na zapewnieniu bezpiecznej i sprawnie działającej usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w przypadku dokumentacji rozliczeniowej – obowiązki prawne ciążące na nas na podstawie przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Okres przechowywania: przez cały okres aktywności konta; dane usuwamy w ciągu 30 dni od jego zamknięcia. Faktury i dokumentację księgową przechowujemy tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe i rachunkowe, co do zasady przez pięć lat.

6. Dokumenty klientów

Dokumenty wgrywane do Fidum przez tłumaczy oraz sporządzone na ich podstawie tłumaczenia zawierają dane osobowe klientów tłumaczy i innych wymienionych w nich osób. Mogą obejmować numery dokumentów tożsamości oraz szczególne kategorie danych, takie jak dane dotyczące zdrowia. Dane te są przetwarzane w imieniu biura tłumacza: biuro jest administratorem danych, a Fidum – jego podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 28 RODO. Przetwarzamy je wyłącznie na polecenie biura, zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych, która stanowi część naszego Regulaminu.

• Skany są usuwane zaraz po przygotowaniu tłumaczenia.
• Tłumaczenia są usuwane 5 dni po ich utworzeniu.
• Każde tłumaczenie jest szyfrowane własnym kluczem. Po usunięciu nikt nie może go już odczytać.
• Dokumenty widzą wyłącznie osoby zaproszone przez administratora biura.
• Aby odczytać i przetłumaczyć dokument, Fidum przesyła go do dostawców usług AI, którzy działają jako nasze dalsze podmioty przetwarzające. Ich warunki zabraniają wykorzystywania dokumentów do trenowania modeli.

Osoby, których dane znajdują się w dokumencie, nad którym tłumacz pracował w Fidum, prosimy o kontakt z tym tłumaczem, ponieważ to on jest administratorem danych. Jeśli zamiast tego napiszą do nas, przekażemy żądanie dalej i pomożemy tłumaczowi na nie odpowiedzieć.

7. Odbiorcy danych

• Hetzner Online GmbH, Niemcy: hosting. Nasze serwery znajdują się w Finlandii.
• Cloudflare, Inc., Stany Zjednoczone: dostarczanie treści, DNS, ochrona przed atakami oraz przekierowywanie poczty wysyłanej na adresy w domenie fidum.app.
• Nasz dostawca poczty e-mail: przechowuje naszą skrzynkę pocztową, w tym prośby o dostęp i korespondencję.
• Dostawcy usług AI: odczytują i tłumaczą dokumenty klientów (punkt 6). Nie otrzymują żadnych danych ze strony internetowej ani z formularza prośby o dostęp.
• Dostawcy usług księgowych i płatniczych: przy rozliczeniach z naszymi klientami.
• Organy publiczne: wyłącznie wtedy, gdy przepisy prawa wymagają od nas ujawnienia danych.

Dostawcy usług przetwarzają dane wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich w celach reklamowych. Aktualną listę naszych dalszych podmiotów przetwarzających można otrzymać na żądanie, pisząc na adres [email protected].

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Nasze serwery znajdują się w Unii Europejskiej. Cloudflare i niektórzy dostawcy usług AI mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Przy takim przekazywaniu opieramy się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, takiej jak Ramy ochrony danych UE–USA (EU–U.S. Data Privacy Framework), lub na standardowych klauzulach umownych przyjętych przez Komisję. Kopię tych zabezpieczeń można otrzymać na żądanie.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• otrzymania przekazanych nam danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu dostawcy;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, należy napisać na adres [email protected]. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu jednego miesiąca i możemy wcześniej poprosić o potwierdzenie tożsamości.

Osoba, której dane dotyczą, może również wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych w państwie UE, w którym mieszka lub pracuje albo w którym jej zdaniem doszło do naruszenia. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

10. Bezpieczeństwo

Wszystkie połączenia z Fidum są szyfrowane. Każde tłumaczenie jest szyfrowane własnym kluczem. Dostęp mają wyłącznie osoby zaproszone przez administratora biura, z logowaniem dwuskładnikowym, jeśli biuro tego wymaga, a administrator biura widzi, kto co otworzył i pobrał. Nasi pracownicy mają dostęp do danych osobowych tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do udzielenia pomocy technicznej lub zapewnienia bezpieczeństwa, i są zobowiązani do zachowania poufności.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i wywołują wobec osoby, której dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływają. Fidum automatycznie przygotowuje projekty tłumaczeń, ale każde tłumaczenie sprawdza, poświadcza i podpisuje tłumacz przysięgły.

12. Dzieci

Fidum jest narzędziem dla profesjonalistów i nie jest przeznaczone dla dzieci.

13. Zmiany niniejszej polityki

Po każdej zmianie niniejszej polityki publikujemy jej nową wersję na tej stronie wraz z nową datą. O istotnych zmianach informujemy naszych klientów e-mailem przed ich wejściem w życie.

14. Wersje językowe

Niniejsza polityka jest publikowana w języku angielskim, polskim i ukraińskim. W razie rozbieżności między wersjami rozstrzyga wersja angielska.

15. Kontakt

Pytania i żądania dotyczące danych osobowych: [email protected]. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.