Regulamin

Ostatnia aktualizacja: 2 listopada 2026 r.

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania ze strony internetowej fidum.app i usługi Fidum. Osoba korzystająca z usługi akceptuje niniejszy regulamin we własnym imieniu oraz w imieniu biura, które reprezentuje.

1. O Fidum

Fidum to oprogramowanie, które pomaga tłumaczom przysięgłym przygotowywać tłumaczenia dokumentów. Odczytuje skan, przygotowuje projekt tłumaczenia według właściwego wzoru i zaznacza każde wypełnione przez siebie pole, aby tłumacz mógł sprawdzić, poświadczyć i podpisać tłumaczenie.

Fidum nie jest agencją tłumaczeniową. Nie wykonuje tłumaczeń przysięgłych i niczego nie poświadcza. Tłumaczenie poświadczone jest pracą tłumacza i to tłumacz za nie odpowiada.

Z Fidum można się skontaktować pod adresem [email protected].

2. Kto może korzystać z Fidum

Fidum jest przeznaczone dla tłumaczy przysięgłych, biur tłumaczeń i innych profesjonalistów działających w celach związanych z ich działalnością gospodarczą lub zawodową. Nie jest oferowane konsumentom. Osoba akceptująca niniejszy regulamin w imieniu biura potwierdza, że jest do tego upoważniona.

W niniejszym regulaminie „Usługobiorca” oznacza biuro lub profesjonalistę korzystającego z Fidum, a „użytkownicy” – osoby zaproszone przez Usługobiorcę.

3. Wczesny dostęp

Fidum jest obecnie dostępne na zaproszenie. Fidum decyduje o przyznaniu dostępu i może ograniczyć liczbę dokumentów, użytkowników lub funkcji. Funkcje mogą się zmieniać w miarę rozwoju produktu. Jeśli to możliwe, przed usunięciem funkcji, z której Usługobiorca korzysta, Fidum informuje go o tym z wyprzedzeniem.

4. Konta

Administrator biura zaprasza użytkowników i zarządza ich dostępem. Użytkownicy zachowują dane logowania w poufności i nie udostępniają swoich kont. Jeśli biuro wymaga logowania dwuskładnikowego, użytkownicy je włączają. W razie podejrzenia nieuprawnionego dostępu należy natychmiast powiadomić Fidum, pisząc na adres [email protected]. Usługobiorca odpowiada za działania wykonywane przy użyciu kont swojego biura.

5. Opłaty

Ceny zależą od liczby tłumaczeń Usługobiorcy w miesiącu i są z nim uzgadniane na piśmie, w tym e-mailem, przed pobraniem jakiejkolwiek opłaty. Fidum nie pobiera opłat bez zgody Usługobiorcy. O ile nie uzgodniono inaczej, ceny nie obejmują VAT, a faktury są płatne w terminie 14 dni.

Bezpłatne korzystanie w okresie wczesnego dostępu może się zakończyć. Zanim Fidum poprosi Usługobiorcę o zapłatę, uprzedza go o tym co najmniej 30 dni wcześniej.

6. Obowiązki Usługobiorcy jako tłumacza

• Usługobiorca sprawdza każde tłumaczenie przed jego poświadczeniem: każde zaznaczone pole, nazwiska i nazwy, daty, liczby oraz wzór.
• Na Usługobiorcy nadal ciążą wszystkie obowiązki zawodowe tłumacza przysięgłego, w tym obowiązki wynikające z ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego.
• Usługobiorca wgrywa wyłącznie dokumenty, które ma prawo wgrać i przekazać do przetwarzania w sposób opisany w niniejszym regulaminie, oraz informuje swoich klientów zgodnie z wymogami prawa.
• Usługobiorca pobiera gotowe tłumaczenia w ciągu 5 dni. Po tym terminie Fidum je usuwa i nie może ich przywrócić.

7. Dopuszczalne korzystanie

Usługobiorcy nie wolno:

• wykorzystywać Fidum do podrabiania lub przerabiania dokumentów ani w jakimkolwiek innym celu niezgodnym z prawem;
• wgrywać złośliwego oprogramowania ani treści, do których przetwarzania nie ma prawa;
• próbować uzyskać dostępu do danych innych Usługobiorców ani obchodzić zabezpieczeń lub limitów korzystania;
• stosować wobec usługi inżynierii wstecznej, z wyjątkiem przypadków dozwolonych przez prawo;
• bez pisemnej zgody Fidum automatycznie pobierać treści z usługi, przeciążać jej ani jej odsprzedawać.

8. Dokumenty klientów i ochrona danych

Dokumenty i tłumaczenia należą do Usługobiorcy. Fidum wykorzystuje je wyłącznie do świadczenia usługi na rzecz Usługobiorcy. Nie wykorzystuje ich w żadnym innym celu i ich nie sprzedaje, a usługi AI, z których korzysta Fidum, nie uczą się na nich.

W odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentach klientów Usługobiorca jest administratorem danych, a Fidum – podmiotem przetwarzającym działającym na jego rzecz. Umowa powierzenia przetwarzania danych zawarta w poniższym załączniku stanowi część niniejszego regulaminu i określa postanowienia wymagane przez art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Sposób, w jaki Fidum przetwarza dane osobowe własnych użytkowników i osób odwiedzających stronę, opisuje Polityka prywatności.

9. Własność intelektualna

Do Fidum należą oprogramowanie Fidum, wzory, strona internetowa i marka. Przez okres obowiązywania niniejszego regulaminu Fidum udziela Usługobiorcy niewyłącznego i niezbywalnego prawa do korzystania z usługi w ramach jego pracy.

Do Usługobiorcy należą wgrane przez niego dokumenty i tłumaczenia przygotowane przy użyciu Fidum; Fidum nie rości sobie do nich żadnych praw. Jeśli Usługobiorca przekaże Fidum uwagi, Fidum może je wykorzystać bez żadnych zobowiązań wobec Usługobiorcy.

10. Dostępność

Fidum dokłada starań, aby usługa była dostępna i bezpieczna, ale w okresie wczesnego dostępu nie gwarantuje określonego poziomu dostępności. Fidum może przerywać działanie usługi w celu przeprowadzenia prac konserwacyjnych, w miarę możliwości poza godzinami pracy, a z pilnych względów bezpieczeństwa – w dowolnym momencie.

11. Projekty tłumaczeń i gwarancja

Fidum tworzy projekty tłumaczeń w sposób zautomatyzowany, w tym z wykorzystaniem AI. Projekty mogą zawierać błędy, np. błędnie odczytany tekst, błędnie zapisane nazwiska i nazwy, nieprawidłowe daty lub brakujące fragmenty. Usługa jest świadczona w takiej postaci, w jakiej jest dostępna. W zakresie dozwolonym przez prawo Fidum nie udziela gwarancji, że projekty są kompletne lub poprawne, a odpowiedzialność z tytułu rękojmi jest wyłączona. Zasady opisane na stronie internetowej, takie jak zapis dat słownie, urzędowe nazwy miejscowości i normy transliteracji, opisują sposób działania Fidum; nie stanowią gwarancji rezultatu.

12. Odpowiedzialność

Fidum odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone naruszeniem niniejszego regulaminu przez Fidum. Fidum nie odpowiada za utracone korzyści ani szkody pośrednie, ani za szkody wynikające z poświadczenia tłumaczenia bez jego sprawdzenia.

Łączna odpowiedzialność Fidum z tytułu wszystkich roszczeń powstałych w dowolnym okresie 12 miesięcy jest ograniczona do kwoty opłat uiszczonych przez Usługobiorcę na rzecz Fidum w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, które spowodowało szkodę, lub do kwoty 1000 zł – w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa.

Powyższe ograniczenia nie mają zastosowania do szkód wyrządzonych umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa ani w przypadkach, w których przepisy prawa nie pozwalają na ograniczenie odpowiedzialności.

13. Zawieszenie i zakończenie dostępu

Usługobiorca może w każdej chwili zaprzestać korzystania z Fidum i poprosić o zamknięcie konta swojego biura, pisząc na adres [email protected].

Fidum może zakończyć dostęp Usługobiorcy, powiadamiając go o tym e-mailem z 30-dniowym wyprzedzeniem. Fidum może zawiesić lub zakończyć dostęp ze skutkiem natychmiastowym, jeśli Usługobiorca poważnie naruszy niniejszy regulamin, w szczególności punkt 7, lub jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Po zamknięciu konta Fidum usuwa dane konta w ciągu 30 dni, chyba że przepisy prawa wymagają ich przechowywania. Dokumenty i tłumaczenia są usuwane zgodnie ze zwykłym harmonogramem lub wcześniej. Opłaty za okres już wykorzystany nie podlegają zwrotowi, chyba że uzgodniono inaczej. Punkty 9, 11, 12 i 15 obowiązują również po zakończeniu świadczenia usługi.

14. Zmiany regulaminu

Fidum może zmienić niniejszy regulamin, np. w związku z dodaniem funkcji lub wprowadzeniem cennika albo zmianą przepisów prawa. O istotnej zmianie Fidum informuje administratorów biur e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Usługobiorca, który nie akceptuje zmiany, może zaprzestać korzystania z Fidum przed tym terminem. Korzystanie z Fidum po wejściu zmiany w życie oznacza jej akceptację.

15. Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów

Niniejszy regulamin podlega prawu polskiemu z wyłączeniem Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów. Przed skierowaniem sprawy do sądu Fidum podejmie próbę rozwiązania sporu w drodze rozmów z Usługobiorcą; w tym celu należy napisać na adres [email protected]. Spory, których nie uda się rozwiązać w ten sposób, rozstrzygają właściwe sądy powszechne w Polsce.

16. Wersje językowe

Niniejszy regulamin jest publikowany w języku angielskim, polskim i ukraińskim. W razie rozbieżności między wersjami rozstrzyga wersja angielska.

Załącznik: Umowa powierzenia przetwarzania danych

Niniejszy załącznik ma zastosowanie, gdy Fidum – jako podmiot przetwarzający działający na rzecz Usługobiorcy w rozumieniu art. 28 RODO – przetwarza dane osobowe zawarte w dokumentach wgranych przez Usługobiorcę.

1. Przedmiot i czas trwania. Fidum przetwarza dane osobowe zawarte w dokumentach wgrywanych przez użytkowników Usługobiorcy w celu świadczenia usługi, przez cały okres jej świadczenia i do czasu usunięcia danych w sposób opisany w punkcie 8.
2. Charakter i cel. Rozpoznawanie treści dokumentów, przygotowywanie projektów tłumaczeń, przechowywanie, wyświetlanie i eksportowanie dokumentów i tłumaczeń – na żądanie Usługobiorcy.
3. Rodzaje danych. Dane osobowe występujące w dokumentach, takie jak imiona i nazwiska, daty i miejsca urodzenia, adresy, numery dokumentów tożsamości i numery identyfikacyjne, stan cywilny, dane dotyczące wykształcenia i zatrudnienia, a także szczególne kategorie danych oraz dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych, które występują w dokumentach.
4. Osoby, których dane dotyczą. Klienci Usługobiorcy oraz inne osoby wymienione w dokumentach.
5. Polecenia i poufność. Fidum przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługobiorcy. Takimi poleceniami są niniejszy regulamin oraz korzystanie przez Usługobiorcę z funkcji usługi. Fidum informuje Usługobiorcę, jeśli w ocenie Fidum polecenie narusza przepisy o ochronie danych. Wszystkie osoby upoważnione przez Fidum do przetwarzania danych są zobowiązane do zachowania poufności.
6. Bezpieczeństwo. Fidum stosuje środki wymagane przez art. 32 RODO, w tym szyfrowanie połączeń, szyfrowanie każdego tłumaczenia własnym kluczem, dostęp ograniczony do użytkowników zaproszonych przez administratora biura, opcjonalne logowanie dwuskładnikowe, dziennik aktywności oraz harmonogram usuwania danych opisany w punkcie 8.
7. Dalsze podmioty przetwarzające. Usługobiorca udziela Fidum ogólnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających, takich jak dostawcy hostingu i usług AI. Fidum nakłada na nie w drodze umowy takie same obowiązki w zakresie ochrony danych i ponosi za nie odpowiedzialność. Fidum informuje Usługobiorcę e-mailem co najmniej 14 dni przed dodaniem lub zastąpieniem dalszego podmiotu przetwarzającego. Usługobiorca może wnieść sprzeciw; jeśli nie uda się go rozstrzygnąć, Usługobiorca może zakończyć korzystanie z usługi. Aktualna lista jest dostępna na żądanie pod adresem [email protected].
8. Usuwanie danych. Skany są usuwane zaraz po przygotowaniu tłumaczenia, a tłumaczenia – 5 dni po ich utworzeniu. Pozostałe dane są usuwane w ciągu 30 dni od zakończenia świadczenia usługi. Fidum nie przechowuje kopii, chyba że wymagają tego przepisy prawa.
9. Pomoc. Uwzględniając charakter przetwarzania, Fidum pomaga Usługobiorcy odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą, oraz wywiązywać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO.
10. Naruszenia ochrony danych osobowych. Fidum zawiadamia Usługobiorcę o naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, przekazując informacje wymagane przez art. 33 ust. 3 RODO w zakresie, w jakim są one dostępne.
11. Audyty. Fidum udostępnia informacje niezbędne do wykazania przestrzegania art. 28 RODO, przede wszystkim w formie pisemnych odpowiedzi i dokumentów. Audyty na miejscu są możliwe po zapowiedzi z 30-dniowym wyprzedzeniem, na koszt Usługobiorcy, nie częściej niż raz w roku, chyba że naruszenie lub organ nadzorczy wymaga inaczej.
12. Przekazywanie danych. Dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie z zastosowaniem zabezpieczeń wymaganych przez rozdział V RODO.